Rheoli Parhad Busnes

photo of a person sat at a computer

Dechreuodd Rheoli Parhad Busnes yn wreiddiol yn yr adran TG. I ddechrau, roedd cwmnïau'n poeni am yr angen i adfer data pe byddai ymyriad, p'un a oedd yn achos o ddisg galed yn chwalu, yn doriad pŵer neu'n dân. Yn ystod y blynyddoedd diwethaf, mae sefydliadau wedi dod i ddeall bod y gweithrediadau sydd eu hangen i gadw busnes i fynd yn cynnwys mwy na mynediad i ddata a gollir.

Mae Rheoli Parhad Busnes yn ymwneud â nodi rhannau o'ch busnes na allwch fforddio eu colli, fel gwybodaeth, stoc, safle a staff a chynllunio sut i'w cynnal yn ystod y byrdymor ac yn ystod digwyddiadau mawr. Bydd hyd yn oed rhai camau syml fel cael mwy nag un aelod o staff wedi'i hyfforddi ar gyfer rôl, cadw copi wrth gefn o gofnodion a staff yn gwybod beth i'w wneud os na allant gyrraedd y gwaith yn helpu i reoli unrhyw faterion a allai godi.

Pam ystyried Rheoli Parhad Busnes?

Gallai ystyried Rheoli Parhad Busnes helpu eich busnes oroesi digwyddiad ac adfer yn gyflymach. Mae 80% o fusnesau sy'n cael eu heffeithio gan ddigwyddiad mawr yn cau o fewn 18 mis ac mae 90% o fusnesau sy'n colli data o drychineb yn gorfod cau o fewn dwy flynedd - gallai cael cynllun ar waith y gallwch chi a'ch staff ei ddilyn osgoi hyn.

Bydd cynllun parhad busnes yn nodi'r holl ofynion sy'n hanfodol i gadw eich busnes i fynd a bydd yn cynnwys prosesau i gadw aflonyddwch i gwsmeriaid a chyflogeion mor isel â phosibl. Mae cynllun yn ymwneud â sicrhau y gallwch reoli argyfwng yn effeithiol a gweithio drwy amgylchiadau anodd.

Wrth gynllunio, mae angen i chi feddu ar ddealltwriaeth drylwyr o'ch busnes a gwybod pryd y gallai fod yn agored i niwed. Wrth lunio eich cynllun, mae angen i chi:

  • Ddadansoddi eich busnes.
  • Asesu'r risgiau.
  • Cynllunio a pharatoi.
  • Cyfleu eich cynllun.
  • Profi eich cynllun.

Dylai eich cynllun amlinellu pryd y dylai gweithdrefnau brys gael eu rhoi ar waith a phwy sydd â'r awdurdod i'w hactifadu.

Yn gyffredinol, dylech gynllunio ar gyfer effeithiau digwyddiadau, yn hytrach na risgiau penodol. Mae angen i gynlluniau fod yn glir, yn gryno ac wedi'u teilwra i anghenion y busnes.

Dylai eich cynllun gwmpasu sut y byddwch yn cyfathrebu gyda staff, cwsmeriaid a chleientiaid, cyflenwyr a rhanddeiliaid pe byddai rhywbeth yn digwydd. Bydd hyn yn cynnwys meddu ar y dechnoleg a'r gweithdrefnau cywir ac mae'n golygu y dylech ystyried:

  • Dargyfeirio galwadau ffôn i leoliad newydd.
  • Gallu diweddaru eich gwefan o bell.
  • Bod â chynllun amgen os bydd y system ffonau symudol yn gyfyngedig neu'n methu.
  • Sut y byddwch yn cyfleu gwybodaeth i staff os bydd trychineb yn digwydd y tu allan i oriau gwaith arferol.
  • Cynllun ar gyfer delio â galwadau gan ac i berthnasau os bydd rhywbeth yn digwydd yn ystod oriau busnes.

Pan fyddwch yn gweithio ar eich cynllun, cofiwch sicrhau'r canlynol mewn perthynas â'r cynllun:

  • Ei fod yn hyblyg fel y gall weithio mewn unrhyw ddigwyddiad ac ar unrhyw adeg o'r flwyddyn.
  • Ei fod wedi'i ysgrifennu'n glir a'i fod yn hawdd ei ddeall.
  • Ei fod wedi'i integreiddio i strwythur eich busnes.
  • Bod pawb yn y sefydliad yn ei ddeall.

Dylech brofi ac adolygu eich cynllun yn rheolaidd er mwyn sicrhau ei fod yn unol ag unrhyw newidiadau a wneir o fewn y busnes.